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¿POR QUÉ LOS RIESGOS NO SOLO SE GESTIONAN EN PROYECTOS GRANDES Y COMPLEJOS?

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La gestión de riesgos es una de las áreas más críticas dentro de la gestión de proyectos debido a que permite administrar eficientemente los eventos que puedan ocurrir, para aprovechar las oportunidades o hacer frente a las amenazas. Todo esto con el objetivo de gestionar adecuadamente el proyecto hacia el logro de los objetivos para los cuales se lleva a cabo.

Existen ciertos mitos o creencias acerca de la gestión de riesgos, los cuales en muchos casos pueden crear falsas ideas o dudas de llevar a cabo la gestión de éstos. En el presente artículo se analizará uno de los mitos que existe acerca de la gestión de riesgos y se explicará por qué este mito es solo una idea errónea acerca de los riesgos.

El mito que se analizará es el siguiente:

Mito 1: “Los riesgos se gestionan solo en los proyectos grandes y complejos.”

Se puede comenzar mencionando que esta afirmación se presta a la subjetividad cuando se mencionan los términos “grande” y “complejo”. En primer lugar, habría que hacer alguna de las siguientes preguntas:

  • ¿Qué entendemos por grande?
  • ¿Cuánto es grande?
  • ¿Cómo se mide la complejidad de un proyecto?
  • ¿Existen indicadores generales que definan a un proyecto como grande y complejo?

Los riesgos en las organizaciones

Quizás en algunas organizaciones se manejen criterios, indicadores o valores propios que permitan agrupar sus proyectos como grandes o complejos, pero esos indicadores son de uso interno y puede que no apliquen o no resulte útil para otras organizaciones. Por lo tanto, no se puede generalizar, estandarizar o manejar bajo un mismo concepto los términos grande y complejo para todos los proyectos.

Hay factores como por ejemplo el alcance del proyecto y el producto o servicio que se va a desarrollar que pueden darnos una idea de la complejidad del proyecto. El presupuesto destinado al proyecto también nos puede dar cierta idea de lo grande o complejo que puede ser el proyecto.

La cantidad de interesados involucrados en el proyecto es otro factor que nos ayudaría a entender el tamaño o complejidad debido a la cantidad de canales y formas de comunicación que deberán manejarse, y así existirán otros factores más que se podrán encontrar y que en cierta medida nos darán una idea del tamaño o complejidad del proyecto.

Los riesgos, independientemente del tamaño o complejidad del proyecto, deberán siempre gestionarse porque en todos existirá eventos a futuro que podrían llegar a ocurrir, los cuales deben identificarse, analizarse y planificar cómo actuar frente a ellos para aprovechar alguna oportunidad que se presente o minimizar el efecto negativo que puedan traer.

Riesgos en proyectos “grandes”

En proyectos por así llamarlos “grandes o complejos” existen factores o eventos que en caso de materializarse traerán como consecuencia pérdida de mucho dinero, retraso considerable en el cronograma o actividades, impacto alto en la calidad o en general efectos que traducidos en objetivos impactarán de forma considerable.

Tenemos un proyecto donde se hará la construcción de un centro comercial. Uno de los riesgos que podría ocurrir sería el retraso por parte del proveedor en la entrega de materiales, lo cual traería como consecuencia el retraso en la ejecución de las actividades de los obreros.

Otro riesgo que podría ocurrir sería que algún obrero sufra un accidente durante el trabajo, lo cual traería como consecuencia que se deje de contar con un recurso y habría que re-planificar las actividades causando retraso en el proyecto. En relación a los riesgos positivos o también llamados oportunidades.

Puede existir la posibilidad que bajen los costos de importación de materiales, generando como beneficio un ahorro de costos en el proyecto.

Riesgos en proyectos “pequeños”

Lo mismo sucede en proyectos llamados “pequeños”, quizás no en la misma magnitud de sobre costos, retrasos o impacto en la calidad, pero sí afectarán el desarrollo normal del proyecto causando inconvenientes que pudieron anticiparse y manejarse eficientemente.

Tenemos un proyecto donde se llevará a cabo una fiesta de cumpleaños, que comparado al ejemplo anterior (construcción de un centro comercial), es pequeño. Sin embargo, en este proyecto pequeño también pueden existir riesgos. Uno de los riesgos que podría ocurrir sería que la decoradora, encargada de todo el arreglo de la fiesta, no llegue a tiempo para colocar todos los adornos y cause un retraso en el inicio del show infantil.

Otro riesgo que podría ocurrir sería que se vaya la luz eléctrica y no se pueda continuar con la celebración del cumpleaños. Si analizamos las oportunidades (o riesgos positivos) que pueden suceder, puede existir la posibilidad que un amigo o conocido se dedique a hacer shows infantiles y pueda darnos un precio más cómodo que otros proveedores, generando como beneficio un ahorro de costos el cual se puede trasladar a mejorar algún aspecto de la fiesta de cumpleaños.

¿Cómo tratar los riesgos independientemente del tamaño del proyecto?

Como vemos en ambos ejemplos, tanto en proyectos “grandes” como “pequeños” pueden existir eventos tanto positivos o negativos, los cuales deberán:

  1. Ser identificados de manera oportuna para saber cuáles son y qué tipo de riesgo son: positivos o negativos. De ese modo se conoce qué amenazas enfrenta el proyecto que podrían traer consecuencias negativas, y qué oportunidades podrían aprovecharse para beneficio del proyecto.
  2. Ser analizados para conocer la probabilidad de ocurrencia del riesgo y el impacto que ocasionaría en caso se materialice. De ese modo se puede priorizar los riesgos para enfocar la atención en los más urgentes.
  3. Planificar cómo responder al riesgo para desarrollar estrategias que ayuden a maximizar la ocurrencia o impacto de las oportunidades (riesgos positivos) y minimizar, transferir o evitar las amenazas (riesgos negativos).
  4. Monitorear permanentemente los riesgos identificados para conocer su estado y situación, por ejemplo conocer si ha aumentado o disminuido su probabilidad de ocurrencia o impacto, si se materializó, si se eliminó, si han aparecido más riesgos, etc.

Conclusión

Se puede decir que independientemente del tamaño o complejidad del proyecto, los riesgos deben ser una de las áreas que siempre debe gestionarse en todo proyecto ya que está relacionado a eventos positivos o negativos que deben saber manejarse adecuadamente. De ese modo las oportunidades que se presenten podrán ser aprovechadas generando así beneficios para el proyecto, y las amenazas podrán ser controladas minimizando o evitando consecuencias negativas

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